Elektronikus aláírás – a jelen és a jövő HR eszköze

Az elektronikus aláírással cégként szintet léphetünk a digitális fejlődésben, egy modern, innovatív képet közvetíthetünk magunkról és számos előnyre tehetünk szert. Ez az eszköz forradalmasítja a vállalati munkafolyamatokat, főleg a HR területén, ahol rengeteg idő megy el a papírmunkára és az aláírások begyűjtésére.

Bár az eddigi tapasztalatok igazolják, hogy az e-aláírás jól teljesít a gyakorlatban, mégis, még mindig sok kérdést és bizonytalanságot vet fel ennek a technológiának az alkalmazása. Ezért most kicsit körbejárjuk a témát.

Mit jelent az elektronikus aláírás?

Az elektronikus aláírás a kézzel írt aláírás digitális megfelelője, ami a kriptográfián alapszik, és ami az aláírások hitelességét és sértetlenségét biztosítja.

Az elektronikus aláírás időtakarékos és hatékony megoldás a HR-ben, főleg a több száz vagy ezer főt foglalkoztató cégeknél, illetve, ahol távmunkában alkalmaznak dolgozókat.

Ugyanis ilyen esetekben a hagyományos, kézzel történő aláírás kivitelezése és kezelése körülményes folyamatot jelent. Hiszen gondoljunk csak bele, hogy mennyi idővel és mennyi papírmunkával jár mindez, amikor minden egyes munkavállalótól aláírást kell kérni, például a havi bérszámfejtéshez.

Az elektronikus aláírással ezt a mizériát elfelejthetjük! Mert a szerződések és más okiratok aláírásához nincs szükség sem személyes jelenlétre, sem a dokumentumok postai kézbesítésére, sem szkennelésre. Sőt, csökkenti az ezekkel járó költségeket és minimalizálja a hibák és félreértések esélyét is.

Az e-aláírás nagy szerepet játszik az iratkezelések optimalizálásában és az üzleti folyamatok gyorsításában. Valamint azáltal, hogy időt takarít meg a biztonság feláldozása nélkül, utat tör a magasabb termelékenység felé.

De ne feledkezzünk meg a rengeteg papírhasználatról sem. Hiszen ez környezetvédelmi szempontból nem fenntartható megoldás. Ezért azoknak a vállalatoknak, amelyek „zöld” szellemben működnek és igyekeznek csökkenteni az ökológiai lábnyomukat, az elektronikus aláírás kifejezetten előnyös.

Mennyire megbízható az e-aláírás?

Ennek az új technológiának a bevezetése és működtetése járhat némi kihívással. Olyan potenciális problémák merülhetnek fel, mint:

• az adatvédelmi szabályoknak való megfelelés,
• az aláírások biztonsága és megbízhatósága
• a szervezeti kultúrába való integrálás
• jogi szabályoknak való megfelelés.

De ezektől nem kell tartani. Ez épp olyan természetes, amit minden más digitális átállás során tapasztalhatunk. Az akadályok áthidalhatóak és csak idő kell, míg mindenki megismeri, megérti és elsajátítja a szoftver használatát a mindennapokban.

Sokszor felmerül az a kérdés is, hogy vajon mitől lesz az elektronikus aláírás hiteles? Mennyire megbízható ez a technológia? Mivel nem egy aláírás beszkennelt változatáról beszélünk, ezért az aláírók személyazonosságának igazolására és a dokumentumok sértetlenségének biztosítására is alkalmas.

Nem mellesleg pedig az elektronikus aláírás teljesen nyomon követhető, vagyis bármikor megtudhatjuk, hogy ki, mikor és mit írt alá.
Ha kétségeink vannak, akkor megnyugodhatunk, mert nemcsak biztonságos, de az elektronikus aláírás ugyanolyan bizonyító erejű, mint a hagyományos, kézzel írt változata.

A vállalatban hol és kiknél alkalmazható?

Sokféle területen és munkakörben alkalmazható, azonban nem biztos, hogy minden esetben feltétlen szükséges. Ez teljesen az adott vállalat szükségleteitől függ. A cég saját magának tudja meghatározni, hogy mely munkavállalókra terjeszti ki az e-aláírást, kik lesznek jogosultak az elektronikus aláírások használatára.

Azonban, mivel biztonságos, gyors és hatékony eszköz, valamint könnyebben követhetők és kezelhetők vele a dokumentumok, ezért a HR-ben kiemelt szerepe van, hiszen ezen a részlegen a működési hatékonyság kiemelten fontos, és a HR szakemberek nagymértékben támaszkodnak a korrekt, valós idejű és hiteles dokumentációkra.

Itt olyan esetekben van szükség a munkavállalók aláírására, mint pl.:

• toborzás, pályázatok
• új alkalmazottak felvétele, papírmunkája
• adózási nyomtatványok
• bérszámfejtés, munkaidő nyilvántartás
• teljesítménymenedzsment, értékelés.

És ott, ahol a munka nagy része adminisztráció, erre kifejezetten szükség van, mert csökkenti az ismétlődő és az alacsony hozzáadott értékű feladatokra fordított időt.

Az elektronikus aláírás már nemcsak a jövő, hanem a jelen része is. Már eddig is rengeteg cég használja és ez a lehetőség egyre több vállalati ajtón kopogtat majd be. Kérdés, hogy a vezetők élnek-e ezzel az eszközzel? Szintet lépnek-e a digitalizációban? Biztosítják-e ezt az időtakarékos és hatékony aláírási megoldást a dolgozóiknak?