Kreatív Csoport – HR Mobil applikációk tanulságai

Március 12-én egy izgalmas online Teams meeting során több tucat HR-szakemberrel vitattuk meg a HR digitalizációs eszközeit, különös tekintettel a mobilapplikációkra. A résztvevők külön szobákban folytathattak szakmai eszmecseréket, ahol megosztották tapasztalataikat, dilemmáikat és bevált gyakorlataikat a digitális HR-megoldások bevezetésével kapcsolatban.

Milyen kihívásokkal szembesülnek a vállalatok a HR-appok bevezetésekor? Hogyan lehet biztosítani, hogy a munkavállalók valóban használják ezeket az eszközöket? Mi a különbség a piacon vásárolt és a saját fejlesztésű alkalmazások között? Az alábbiakban összefoglaljuk a beszélgetés legfontosabb tanulságait.

A mobilapplikációk bevezetése: nem elég a technológia 

Bár a HR digitalizációja ma már megkerülhetetlen, sok vállalatnál még mindig komoly akadályokba ütközik az applikációk sikeres bevezetése. Gyakran előfordul, hogy egy cég kiosztja a mobiltelefonokat a kollégák számára, azonban azok mégsem használják a rajta elérhető HR-alkalmazásokat. Ennek egyik fő oka, hogy a bevezetés során nem vonják be kellőképpen a munkavállalókat és a vezetőket, így az új rendszer idegen marad számukra.

Egy konkrét példa is elhangzott a beszélgetés során: egy nagyvállalatnál egy 5000 fős munkavállalói bázis számára vezettek be egy új HR-applikációt, de mivel nem volt megfelelő edukáció és belső kommunikáció, mindössze 20 fő használta aktívan. A projekt végül kudarcba fulladt, és az applikációt kivezették.

Mire jó egy HR-app? – Rugalmasság és átláthatóság

Egy jól működő HR-alkalmazás nemcsak információkat biztosít, hanem lehetőséget ad az azonnali visszajelzésre és interakcióra is. Például:

• Dokumentumok kezelése: A szabályzatváltozások azonnal elérhetők, és a rendszer naplózza, ha egy munkavállaló elolvasta őket.

• Kommunikáció egyszerűsítése: Az alkalmazás értesítéseket küldhet a munkavállalóknak, például szabadság-jóváhagyásról vagy fontos céges hírekről.

• IT-biztonság növelése: A céges e-mail címek használata csökkenti az adatbiztonsági kockázatokat, így elkerülhetők a magán e-mail fiókokon keresztüli információvesztések.

Ugyanakkor a vállalatoknak figyelembe kell venniük, hogy a kék-galléros munkavállalók sokszor csak havonta egyszer használják ezeket az eszközöket, így könnyen elfelejthetik a működésüket.

Hogyan lehet támogatni a bevezetést?

A sikeres bevezetés kulcsa a megfelelő támogatás és a munkavállalók aktív bevonása. A beszélgetés során a szakemberek az alábbi módszereket emelték ki:

• Town Hall meetingeken történő kommunikáció: Fontos, hogy a vezetőség támogatása alapvető legyen és, hogy kiemelje az alkalmazás jelentőségét, például a szabályzatok frissítésekor.

• Belső influencer hálózat kialakítása: Ha a vállalaton belül vannak olyan elkötelezett kollégák, akik segítenek népszerűsíteni az appot, az növelheti az elfogadottságot.

• Onboarding folyamat részeként való integrálás: A belépő munkavállalóknak már az első naptól kezdve meg kell ismerniük az alkalmazást, például a line managerek és mentorok és buddy-k segítségével.

• Érdekképviseleti szervek bevonása: Ha a szakszervezetek és a munkavállalói érdekképviseletek is támogatják a kezdeményezést, nagyobb eséllyel lesz sikeres a bevezetés.

Saját fejlesztés vagy külső szolgáltató?

Dilemmát jelenthet, hogy egy cég saját fejlesztésű HR-appot készíttessen, vagy egy piacon elérhető megoldást vásároljon meg. Mindkét opciónak vannak előnyei és hátrányai:

• Piacról vásárolt alkalmazások: Gyorsabban bevezethetők, azonban lokalizálásra és testreszabásra van szükségük. A külső szolgáltató felel az alapvető működésért, de az IT-támogatás már sokszor házon belül történik.

• Saját fejlesztésű alkalmazások: A vállalat igényeire szabhatók, viszont hosszabb fejlesztési idővel és nagyobb költséggel járnak. A lokális IT-részlegnek nagyobb szerepe van az intranet és egyéb digitális megoldások támogatásában.Saját fejlesztésnél figyelembe kell venni, hogy a cég rendelkezik-e a megfelelő tudással. Ez alatt nemcsak az IT, fejlesztő-tesztelő tudást kell érteni, hanem azt is, hogy a HR tud-e ún. Product owner és Projekt manager is lenni.  

Egyes cégeknél már az is szempont, hogy ha változik a munkaidő-nyilvántartó rendszer, akkor az applikációt is frissíteni kell – ez pedig további kihívásokat jelenthet.

Összefoglaló:

A HR digitalizációja nemcsak egy IT-projekt, hanem egy összetett szervezeti változás is, amely sikeréhez elengedhetetlen a megfelelő kommunikáció és a munkavállalók aktív bevonása. Az appok bevezetése csak akkor lesz hatékony, ha azok valóban támogatják a kollégák mindennapi munkáját, és könnyen használható megoldást kínálnak számukra.

A Teams-meeting során egyértelműen kirajzolódott: bár a mobilapplikációk hatalmas lehetőséget rejtenek, önmagukban nem oldják meg a HR-folyamatok digitalizációját. A kulcs a stratégiai gondolkodás és a folyamatos visszacsatolás.

Köszönjük minden résztvevőnek!