A munkavállalói adatok kezelése a GDPR világában

A HR Terasz második adásában egy nagyon fontos témáról esett szó, mégpedig a dolgozók munkahelyi adatainak a kezeléséről és nyilvántartásáról. Ez egy kiváltképp bizalmi terület, hiszen nem mindegy ki, mikor és milyen adatokhoz fér hozzá. Ahogy az is meghatározó, hogy milyen programmal történik az adatkezelés.

Ezzel kapcsolatban hasznos és gyakorlatias gondolatokat osztottak meg velünk az esemény szakemberei:

– Erzse Tibor – OLM Rendszer CEO-ja
– Dúcz Pál András – HR operatív igazgató, Dome Facility Service Group Kft.
– Fata László – juttatási szakértő és az esemény moderátora

Milyen kihívásai vannak a munkahelyi adatkezelésnek:

A munkavállalókról szóló információk kezelése számos kihívással jár, amit a munkaadóknak és a HR-eseknek is figyelembe kell venni.

Adatkezelésnek minősül bármilyen művelet, ami a munkavállaló adataival történik, mint pl. adatgyűjtés, rendszerezés, tárolás, adatvédelem, megtekintés, módosítás, továbbítás, fénymásolás, megsemmisítés és még sorolhatnánk.

Az alkalmazottakhoz rengeteg információ tartozhat a nevüktől és lakcímüktől kezdve, a munkaviszonyra vonatkozó adatokon át egészen a családdal kapcsolatos dolgokig. Dúcz Pál szerint egy-egy emberhez olyan 150 adat kell a munkáltató számára, de Erzse Tibor úgy gondolja, hogy van olyan cég, ahol akár 1500 adatot is össze lehet gyűjteni egy dolgozóról. Ezeknek az információknak a begyűjtése és folyamatos aktualizálása pedig komoly feladatot jelent.

Hiszen nem csak a jogviszony kezdetén kérjük be az adatokat a preboarding folyamat során, de jogviszony közben is változhatnak és jöhetnek létre új adatok.

Ami pedig az információgyűjtés legnagyobb kihívását jelenti Erzse Tibor szerint az az, hogy az adatok nem ugyanazon a helyen és időben keletkeznek.

Itt viszont az a kérdés is felmerül, hogy a különböző helyeken keletkezett adatokat a cégen belül kik láthatják vagy épp nem láthatják?

Dúcz Pál HR vezető erről úgy nyilatkozott, hogy ehhez szükség van egy GDPR szabályzatra és annak meghatározására, hogy milyen adatot, miért kezelünk, ki kezeli és ki az, aki hozzáférhet. Mert ideális esetben az egyes munkaterületeken más-más információ hozzáférésére jogosultak a szakemberek és vezetők.

Ezt egy példán keresztül is szemléltette:

„Gondolok itt arra, hogy mondjuk a közvetlen felettes az láthassa az illetőnek a nevét, címét, telefonszámát, hiszen, ha utol kell érni, akkor ezt meg tudja tenni. Meg a munkakörét, de mondjuk ne lássa a fizetési adatokat, ne lássa azt, hogy hány gyereke van, vagy egyáltalán azt, hogy hány éves, nem feltétlenül kell neki látnia.”

Továbbá szó esett arról is, hogy mi van akkor, ha a dolgozói adatokat nem tartják megfelelően nyilván vagy nem jók az adatok, milyen kellemetlenséget tud ez okozni. Illetve, hogy mi történik az adatokkal a jogviszony végén, mik a további teendők? Ezekről is hallhatunk a beszélgetésben.

Milyen megoldások léteznek a munkavállalói adatok kezelésére kis, közép és nagyvállalatok esetében?

Ezzel kapcsolatban Dúcz Pál elsőként említette a legyakrabban használt programot, az excel táblázatot. De hozzáfűzte, hogy az excelnek erősen korlátozottak a láthatósági jogosultságai. Ezért ez nem minden esetben ideális megoldás. Ettől már egy fokkal szofisztikáltabbnak gondolta az excel makrózott nyilványtartást, de a legprofibb eszköznek a különböző HR szoftvereket tartja.

Azt azonban kihangsúlyozta, hogy az összes adatbázis, bármiről is készül, az mindig csak annyira lesz hasznos, amennyire karban van tartva. Tehát bármilyen programmal is dolgozzunk, ha abba nem kerül vagy hibásan kerül bele adat, vagy nem történik módosítás, nem lesz használható.

Az elhangzottak mellett Erzse Tibor még kiemelte a papír alapú nyilvántartást, hiszen nagyon sok adatbekérés még mindig ilyen formában történik. Továbbá megemlítette az access adatbázist is, aminek – szerinte – nagy dolgozói létszám esetében számos hátránya lehet, ahogy az excelnek is.

A HR szoftverekkel kapcsolatban Tibor még felhívta a figyelmet arra, hogy ha ilyen eszközt szeretnénk használni, akkor előtte mindenképpen fontos az igények felmérése, a költségkeret meghatározása, egy alapos tervezés és tesztelés. Mert ezáltal tudunk egy cégre szabott, minden igényt kielégítő és megfelelő munkavállalói adatkezelő programra szert tenni.

Mindezeken kívül a HR Terasz ezen adásában további értékes információkat is kaphatsz, amelyek segíthetnek a munkavállalói adatok kezelésének hatékonyabbá tételében. Ne hagyd ki ezt a hasznos beszélgetést, és egy ingyenes regisztráció után tekintsd meg a videótárban!