Beléptető rendszerek a gyakorlatban. Mire figyeljünk oda?

A megfelelően működtetett beléptető rendszerek biztosítják, hogy csak az arra jogosultak lépjenek be egy meghatározott területre, ugyanakkor számos problémával is szembesülhetünk a bevezetésük és működtetésük során.

Ebben a cikkben megnézzük, – amit a HR Terasz adásából megismerhettünk – hogy mik is pontosan a beléptető rendszerek, mire kell odafigyelni, milyen kihívások merülhetnek fel az alkalmazásuk során. És akik Fata László (moderátor) vezetésével minderről a legjobb információval szolgáltak:

• Lengyel-Bérczes Gabriella (HR Manager, LG Magna e-Powertrain Hungary Kft.)
• Mező Imre (Villamosmérnök, beléptető rendszer műszaki kivitelező)
• Erzse Tibor (CEO, OLM Rendszer)

Mik a beléptető rendszerek? Miért fontosak a HR-nek? Milyen típusaik vannak?

A beléptető rendszerek a modern biztonsági megoldások alapvető elemeivé váltak. Olyan integrált biztonsági megoldások, amelyek nem csupán a személyzet és látogatók azonosítását, hanem az épületek és egyéb létesítmények védelmét is szolgálják.

Fő feladatuk, hogy biztosítsák, csak az arra jogosult személyek léphessenek be meghatározott területekre, miközben nyomon követik és dokumentálják a belépési és kilépési eseményeket.

Erzse Tibor úgy fogalmazott, hogy a beléptetőrendszer az egy komplex, biztonságtechnikai dolog, ami arról gondoskodik, hogy beengedjen vagy ne engedjen be az ajtón, vendégeket is tud kezelni vagy különböző ajtókat letiltani. De ami a HR-eseket illeti az az érkezési, távozási adatok személyhez kötötten, hogy hogyan kerül feldolgozásra és értelmezhető állapotba annak érdekében, hogy jogszerű munkaidő adat legyen belőle.

Vagyis HR szempontból közelítve az a fontos, hogy ki, melyik portán, hány óra hány perckor érkezett és távozott és ebből legyen egy munkaidő adat. Illetve lehessen ellenőrizni, hogy ki az, aki elkésett, nem csekkolt vagy korábban távozott.

Mező Imre a rendszerek típusaiba adott betekintést.

Ahogy elmondta, a vonalkód már nem használatos, már elavult a beléptető rendszerek esetén, illetve a covid óta az ujjlenyomatos azonosítás kicsit háttérbe szorult. A legelterjedtebbek manapság:

• az arcfelismerés
• az érintés nélküli azonosítás
• gépjármű beléptetésnél a rendszám felismerés
• és a kártyás beléptető rendszer, azon belül is az érintés nélküli kártya.

Jogszabályok, melyeket figyelembe kell venni a beléptető rendszereknél

Ahhoz, hogy a beléptető rendszerek jogszerűen működjenek és ne sértsék meg az egyének jogait figyelembe kell venni

• az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletét (GDPR), ami szigorú szabályokat állít fel a személyes adatok kezelésére és védelmére vonatkozóan. A GDPR megköveteli, hogy a beléptető rendszerek üzemeltetői csak a szükséges adatokat gyűjtsék, azokat biztonságosan tárolják, és biztosítsák az érintettek tájékoztatását a feldolgozás céljáról és módjáról.
• a helyi adatvédelmi törvényeket és a munkajogi előírásokat is, amelyek meghatározhatják, milyen körülmények között és hogyan használhatóak a beléptető rendszerek a munkahelyeken.
• illetve a biztonsági és tűzvédelmi előírásokat is követni kell, hogy a rendszerek ne akadályozzák a gyors és biztonságos evakuálást vészhelyzet esetén.

Erzse Tibor az adásban ismertette velünk, hogy például egy biometrikus rendszernél mely szempontból adatvédelmi kérdés az alkalmazása és mikor érint személyiségi jogokat. Valamint azt is megtudhattuk tőle, hogy munkajogi, munkaügyi oldalról nézve mi az, ami fontos, mire kell odafigyelni.

Milyen kihívások merülhetnek?

Az egyik leggyakoribb probléma a rendszer integrációja meglévő infrastruktúrával, amely gyakran bonyolult és költséges lehet. De az előbb említett jogszabályoknak való megfelelés is kihívást jelenthet, mivel a beléptető rendszerek nagy mennyiségű személyes adatot kezelnek. A nem megfelelő adatkezelés pedig jogi és biztonsági kockázatokat eredményezhet.

Lengyel-Bérczes Gabriella a felmerülő problémákkal kapcsolatban elmondta, hogy ugyan a rendszer fejlettségétől nagyban függ, de egyes rendszerek könnyen kijátszhatóak.

Továbbá szerinte kihívás lehet az is, hogy mit ismerünk el munkaidőnek? Amikor a munkavállaló belépett a beléptetőn, az onnantól kezdve már munkaidőnek számít? Vagy csak onnantól, amikor ténylegesen megkezdte a munkát?

Illetve, hogy hogyan tudjuk megoldani a beléptető rendszerekkel azt, hogy egy adott műszakon belül több telephelyen végzett munka esetében normálisan nyilvántartsuk a munkaerőt?

Erzse Tibor szerint még a különböző típusú beléptetők esetében kihívás az adatokat egyetlen platformon rögzíteni, hiszen a különböző rendszerek nem tudnak egymással kommunikálni. Egy beléptető rendszer csak a saját szoftverével tud kommunikálni. De olyan beléptető rendszer is van, amely csak helyben tud működni. Így például ezzel a megoldással több telephely esetében szinte lehetetlen összefésülni az adatokat, mert nem működik a gyakorlatban.

 Egy nagyon összetett folyamat, melyről az adásban többet is megtudhatunk.  De nemcsak ezekről hallhatsz bővebben, mert a vendégek arra is kitérnek, milyen előnyei vannak a beléptető rendszereknek, milyen lépések szükségesek egy új rendszer bevezetésénél, nem utolsó sorban pedig saját tapasztalatokat, érdekességeket is elmondanak.