HR Dashboard, a döntéstámogatás egyik legkomplexebb HR eszköze

Az adatalapú döntéstámogatás egy olyan versenyelőny, amire a vállalatoknak szüksége van. A kérdés csak az, milyen eszközök segítenek átlátni a belső folyamatokat és megalapozott döntéseket hozni? Hogyan, milyen megoldásokkal lehet a szervezetben felmerülő rengeteg mennyiségű információt valós időben fókuszáltan és érthetően a döntéshozók kezébe adni? A HR Dashboard ezekre adja meg a választ.

Mivel a HR ma már sokkal inkább stratégiai szereplőként van jelen a vállalatokban, ezért túlzás nélkül mondhatjuk, hogy a munkája szerves részét képeznie kell a HR irányítópultnak, ami hatékony, gyors, pontos és átlátható adatkezelést biztosít. Olyan információkba nyújt betekintést, mint például a fluktuációs arányok vagy a munkaerőköltségek. De hogy pontosan mi ez, hogyan működik és mit érdemes róla tudni, abba a HR Terasz 28. adásában kaphatunk betekintést Fata Lászlótól (moderátor) és vendégeitől:

• Belső Gabriellától – Head of HR Process and Performance Management, Egis Zrt.
• Faragó Istvántól – Reward and HR Analytics Lead – South-East Europe, Deloitte
• Kaszás Helgától – HR és üzleti folyamat tanácsadó.

Mi az a HR Dashboard és miért érdemes használni?

A HR Dashboard tulajdonképpen olyan, mint egy autó műszerfala. Egy helyen nyújt vizuális áttekintést a legfontosabb HR mutatókról és KPI-okról. Egy könnyen értelmezhető felületen jeleníti meg például a fluktuációt, a toborzási időt, a betegszabadságokat vagy a képzési ráfordításokat. Mindezt valós időben mutatja meg, de emellett képes a múltba is visszatekinteni és a jövőbeli trendeket előre becsülni.

Faragó István egyetlen mondatban rámutatott a HR Dashboard lényegére: „…a HR Dashboard egy olyan helyként működik, ahol minden olyan információ megtalálható egy HR-esnek vagy egy vezetőnek, amire szüksége lehet.”

Kaszás Helga szerint a HR irányítópult egy nagyon gyors áttekintést biztosít azokról a hatékonysági mutatókról, amiket beleteszünk.

„…egy Dashboard segítségével nagyon könnyen láthatjuk, hogy melyek azok a területek, amelyek jól teljesítenek és melyek azok, amelyek fókusz figyelmet igényelnek. És ennélfogva, ha már látjuk, ha már mérjük, akkor már a fókusz, az energia oda tud menni, hogy tegyünk is érte valamit, javítsunk, korrigáljunk vagy éppenséggel bevezessünk valamit. Tehát én ezt egyértelműen egy menedzsment tool készletnek tartom, amely könnyű, gyors áttekintést biztosít és segít bennünket. Tulajdonképpen abban, hogy döntést hozzunk.”

A HR Dashboard segítségével a vezetők nem érzésre, hanem valós adatokra alapozva hozhatnak döntéseket, legyen az akár létszámgazdálkodás, bérfejlesztés vagy munkaerőmegtartás. Egy jól felépített HR irányítópulttal nemcsak információkat szerezhetünk, hanem egy irányt is kapunk, ami felé érdemes haladni, tenni érte.

Belső Gabriella úgy gondolja, hogy egy HR Dashboard akkor igazán jó, ha jó alapokon nyugszik. Hiszen ez biztosítja a jó adatminőséget, és hogy az információk mindig naprakészek és rendben legyenek. Ha egy ilyen eszközt működtetünk, akkor ez egy precíz és pontos adatmenedzsmentet biztosít mindamellett, hogy nagyon meg tudja könnyíteni a döntéstámogatást.

Faragó István előnyként egy fontos dolgot emelt ki: „Igazából a Dashboard az ebben segít, hogy nem kell minden nap egy új riportot lehúzni, hogy hányan vagyunk például, hanem ez automatikusan frissül, és igazából csak odamész és megszerzed ezt.”

Tehát nemcsak az adatkezelés, a döntéstámogatás, de időhatékonyság szempontjából is rendkívül előnyös eszköz, mert nem kell ugyanazokat a feladatokat megcsinálni nap mint nap.

Hogyan érdemes nekiállni egy HR Dashboard fejlesztésének?

„Legyen célunk, határozzuk meg azt a célt, hogy miért szeretnénk ezt a Dashboardot alkalmazni, mit szeretnénk látni, mire szeretnénk ezt fölhasználni…” – fogalmazta meg a kezdeti lépéseket Belső Gabriella, aki azt is elmondta, hogy csakis a célok felállítása után válasszuk ki azt az informatikai megoldást, amin keresztül ezt szeretnénk megvalósítani, majd ezután jöhet a vizuális megjelenés meghatározása.

„Nagyon fontos az, hogy aki ránéz erre a Dashboardra, lehetőleg nagyon gyorsan tudja átlátni és lássa belőle azokat az eredményeket és figyelemfelhívásokat, amiket mi meg szeretnénk mutatni.”

Faragó István is egyet értett az említett lépésekkel, de ő még kiemelte: „…egy jó HR Dashboard az az, amibe egy ember bele tud nyúlni, hogy vizuálisan kicsit megnézze vagy fejlesszen rajta, de úgy másnak senkinek nem kell, hanem automatikusan történik minden akár naponta frissülve.”

Vagyis a legjobb technológiai megoldás az, ha a HR irányítópult csak minimális emberi beavatkozást igényel, mert ezzel ellentétben nem sok hozzáadott értéke lenne.

Kaszás Helga azt javasolta, hogy aki most szeretné elkezdeni a HR Dashboard alkalmazását, mindenképp kicsiben induljon. Elsődlegesen elég 2-3 szempont, ami valóban fontos lehet az üzlet szempontjából, mind az ügyvezetésnek, mind a HR-eseknek.

Hiszen, azt egyértelműen kijelenthetjük, hogy egy ilyen eszköz valóban nem a designnal kezdődik, hanem a kérdésekkel: Mit szeretnénk tudni a szervezetünkről? Milyen döntéseket akarunk támogatni az adatokkal? Érdemes először a legégetőbb problémákra fókuszálni. Például miért magas a fluktuáció, hol akad el a toborzás, vagy mely részlegeknél nő a hiányzás? Ezekhez kell kiválasztani a megfelelő mutatókat, majd feltérképezni, honnan jönnek az adatok (bérprogram, jelenléti rendszer, stb.).

Fontos, hogy a Dashboard ne legyen túlzsúfolt, – legalábbis a kezdeti időszakban – mert a cél nem egy adattemető, hanem egy döntéstámogató eszköz létrehozása és alkalmazása.

Az adásban mindemellett olyan további kérdésekre is választ kapunk, hogy milyen mutatókra érdemes koncentrálni, milyen gyakorisággal kell ezeket mérni, frissíteni, valamint, hogy mire használjunk egyáltalán egy ilyen irányítópultot? Ha szeretnél minél többet megtudni a HR Dashboardról, saját tapasztalatokat és hasznos információkat hallani, akkor nézd vissza az erről szóló adásunkat itt a Tudástárban.