Milyen kihívásokkal, előnyökkel és lehetőségekkel jár a HR mobil alkalmazások bevezetése?

Ha egy vállalat fejlődni szeretne, akkor a HR folyamatait digitális alapokra kell helyeznie. A Deloitte 2021-es kutatása szerint a nagyvállalatok 98%-a, a középvállalatok 86%-a és a kisvállalatok 57%-a alkalmaz valamilyen HR rendszert a mindennapi munkájuk során. Ez biztató eredmény, hiszen a számítógépes szoftverek megkönnyítik ezen feladatokat, azonban egy HR mobil alkalmazás bevezetése valóságos áttörésnek számítana.

Az igények egyre inkább a rugalmasságot, a valós idejű frissítést és a távolról is azonnali elérhetőséget preferálják. A számítógépes szoftverek és a felhőalapú megoldások mellett a HR applikációk ezeket az igényeket maximálisan kielégítik. Bevezetésük nemcsak a humán erőforrás szakemberek munkáját teszi hatékonyabbá, de a dolgozók is könnyebben tudják kezelni szabadságigényüket vagy bérjegyzékeiket.

Azonban ez a fajta digitalizáció sem mindig zökkenőmentes. Főleg a kezdeti időszakban. Felmerülhetnek technikai akadályok vagy generációs különbségekből fakadó nehézségek.

A HR mobil alkalmazások bevezetésének kihívásai

Egy HR mobil alkalmazás bevezetésének elsődleges feltétele, hogy minden munkavállaló rendelkezzen okostelefonnal. Sajnos, ez még a mai napig nincs így, főleg az idősebb vagy alacsonyabb keresetű dolgozók esetében.

Ezért felvetődik a kérdés, hogy ha a cég kötelezővé teszi az applikáció használatát, akkor ki biztosítsa hozzá az okostelefont? A munkáltató vagy a munkavállaló? Ez esetben az a célszerű, hogy a munkáltató adja a készüléket vagy legalább lehetőség legyen más eszközről (számítógép, laptop) használni az alkalmazást.

Kihívást jelenthetnek a megszokásból, hagyományos módszerekből fakadó ellenállások is, mert az alkalmazottaknak egy teljesen új szisztémára kellene átállniuk, nem beszélve a dolgozók digitális hozzáértésének különböző szintjéről. A fiatalabb generáció már készségszerűen használja a különböző applikációkat, így ez sem okozhat nekik különösebb problémát. Viszont az idősebb korosztálynak meggyűlhet vele a baja.

Szerencsére, ezeket a HR mobil applikációkat legalább olyan könnyű kezelni, mint a közösségi média felületeket. Intuitívak és felhasználóbarátak, ezért az elsajátításuk is könnyen megtanulható.

További kérdést vet fel a stabil és mindenhol elérhető internetkapcsolat, ami szükséges az alkalmazás működéséhez. Ha a munkavállalók olyan helyen dolgoznak, ahol gyenge a hálózati lefedettség, az nehezíti az applikáció használatát. Ez esetben célszerű, ha a HR mobil alkalmazás offline módot is támogatna.

Elengedhetetlen a megfelelő adatbiztonság is, mert az applikáció fontos és személyes adatokat, információkat kezel. A visszaélések elkerülése végett biztosítani kell az adatok titkosítását, az azonosítási rendszereket és a GDPR-megfelelést.

Az említett kihívások azonban gyakran csak az újtól, az ismeretlentől való félelmeken alapszanak. Hiszen mindegyikre van megoldás, nem beszélve arról, hogy a HR alkalmazások biztonságosak, könnyen használhatóak és sok előnyt nyújtanak a munkáltatónak és a munkavállalóknak is.

Milyen előnyök, lehetőségek rejlenek a HR mobil alkalmazásokban?

Az a tény, hogy a telefon mindig kéznél van, nagyszerűen kiaknázható, hogy bármikor, bárhol és gyorsan, de mégis a munka-magánélet egyensúlyának megfelelően érjük el a munkatársakat  egy HR applikáción keresztül.

Ezek az alkalmazások egyszerűsítik és gyorsítják az emberi erőforrás menedzsment feladatokat, és közvetlen kommunikációs csatornát biztosítanak a szervezeten belül.

Lehetővé teszik, hogy mind a HR menedzserek, mind a munkavállalók rugalmasan, akár távolról is hozzáférjenek a szükséges adatokhoz, értesítéseket és visszajelzéseket küldjenek egymásnak.

Például a HR-esek valós időben és gyorsan küldhetik el a legfrissebb vállalati információkat a munkavállalóknak, ezzel is minimálisra csökkentve a döntéshozatali késedelmeket. A dolgozók pedig megtekinthetik a fizetésüket, szabadságot kérhetnek, és frissíthetik személyes adataikat akkor is, ha épp terepen dolgoznak, utaznak vagy otthon vannak.

A HR mobil alkalmazások megkönnyítik és hatékonyabbá teszik a toborzással járó feladatokat, valamint az onboarding folyamatokat. A humán erőforrás szakemberek jelentősen kevesebb időt tölthetnek így például az önéletrajzok átvizsgálásával, az interjúk ütemezésével vagy az új alkalmazottak eligazításával.

Fontos előnye a HR applikációknak, hogy fokozzák a termelékenységet és növelik az elkötelezettséget. Hiszen használatukkal sem a HR-eseknek, sem az alkalmazottaknak nem kell házon belül lenni ahhoz, hogy munkaidőbeosztást készítsenek, a jelenléti ívekhez hozzáférjenek vagy naprakészek legyenek a vállalati ügyekkel kapcsolatban.

Ebből következik, hogy a mobil alkalmazások hatékonyan támogatják a távoli munkavégzést. Ezért az országhatáron túli munkavállalókkal való kommunikáció és feladatok kezelése sem jelent idő- és térbeli akadályt.

Nem utolsó sorban pedig a HR mobil applikációk egyik forradalmi lehetősége a GPS alapú jelenlét. Ami azt jelenti, hogy a rendszer automatikusan jelzi, hogy kik vannak egy adott munkaterületen, a dolgozók mikor kezdték el és befejezték be a munkát. Ebből a munkáltató azonnal tudni fogja, hogy ki az, aki a beosztás szerint nincs a megadott területen.

Kétség sem fér hozzá, hogy egy HR mobil alkalmazás a HR folyamatok észszerűsítésével, a kommunikáció és együttműködés gyorsításával és a valós idejű adatelemzés biztosításával jelentősen segítheti a HR szakemberek, a munkáltatók és az alkalmazottak munkáját, feladatait. Még a kezdeti kihívások ellenére is, hiszen biztonságos, hatékony, eredményes, gyors és rugalmas ügyintézést és információáramlást tesz lehetővé a szervezeten belül.