A belső kommunikáció mint üzleti eszköz – több mint egyszerű tájékoztatás

Sok szervezetben a belső kommunikáció még mindig egyenlő az információk egyszerű átadásával. Azonban tudjuk, hogy ma már ez nem elég. Hiszen fontos kérdés, hogy az információ eljut-e a munkavállalókhoz ekkora tartalomzajban? Megértik-e? Sikerül-e a megfelelő hatást elérni? A valódi vállalati kommunikáció ma már nemcsak csatornákról szól, hanem arról, hogy képesek vagyunk-e párbeszédet és cselekvést elindítani a szervezetben.

Fata László moderátor erről a témáról beszélgetett vendégeivel Barathi Tamással (alapító, ügyvezető, Blue Colibri International Kft.) és Koch Emillel (kommunikációs és PR referens szenior, Körber Hungária Gépgyártó Kft.) a HR Terasz 42. adásában, ahol többek között arról is szó esett, hol húzódik a határ a tájékoztatás és a valódi szervezeti kommunikáció között, és miért válik ez egyre inkább üzleti kérdéssé.

Tájékoztatás vagy belső kommunikáció. Mi a különbség?

Az információ megosztása önmagában még nem jelent kommunikációt. Attól, hogy egy üzenet „kiment”, még nem biztos, hogy célba is ért, és végképp nem garantált, hogy hatást váltott ki. A valódi belső kommunikáció ott kezdődik, ahol az üzenet megértéssé, majd cselekvéssé alakul.

Barathi Tamás ezt úgy látja, hogy:

„…ma már a belső kommunikáció az nem pusztán tájékoztató jellegű, tehát nem az a cél, meg nem az az elvárás a munkavállalói oldalról, hogy most pusztán ki legyen plakátolva, ki legyen téve néhány tájékoztató dokumentum (…) gyakorlatilag ma már a vállalati belső kommunikáció egy médiazajban versenyben van egyéb más formátumokkal amelyeket a munkavállalók fogyasztanak, meg versenyben van a belső egyéb konkurenciákkal, mint például a pletyka, folyosói beszélgetések és egyéb formátumok.”

Koch Emil szerint onnan kezd el szervezeti kultúrává válni a tájékoztatás, ami koncepcióba van öltve.

„Koncepció nélkül nem látja az ember azt, hogy pontosan milyen fő csatornák, milyen fő üzenetek, melyik csatorna, melyik üzenetre, milyen hosszúságú legyen, addig csak úgy tájékoztat a szervezet és nem pedig kultúrát épít…”

Miért üzleti kérdés a belső kommunikáció?

A belső kommunikáció minősége közvetlen hatással van a szervezet működésére. Ha az üzenetek nem érnek célba, az lassítja a folyamatokat, bizonytalanságot okoz és csökkenti az elköteleződést.

„…elengedhetetlenül fontos az, hogy az ember tudja, hogy mi történik körülötte, tisztában legyen a folyamatokkal. (…) Ezek mind-mind nagyon fontosak ahhoz, hogy a kollégák azt érezzék, hogy nem a fejük fölött történnek a dolgok (…) Ez egy abszolút üzleti érdek, hogy a kollégáknak a lojalitását ezzel teljes mértékben befolyásoljuk, hogy odafigyelünk a kommunikációra, és „a gép előtti ülők kapták csak meg ezt az információt” című mondatok ne hangozzanak el, hanem tényleg mindenki időben megkapja…” – fogalmazta meg Koch Emil, miért fontos nagy hangsúlyt fektetni a belső kommunikációra.

Barathi Tamás szerint pedig nemcsak a meglévő, hanem az újonnan érkező munkavállalók szempontjából is elengedhetetlen a jól működő szervezeti kommunikáció. Hiszen, ha egy új alkalmazott is hozzáférést kap az információkhoz, azzal csökkenthetjük benne a bizonytalanság érzését és meggátolhatjuk a korai fluktuációt, ami kultúraformáló erővel is bír.

Hogyan lesz a kommunikációból valódi hatás?

A belső kommunikáció akkor működik igazán, ha nemcsak informál, hanem cselekvésre ösztönöz és párbeszédet indít el. Ehhez nemcsak a megfelelő csatornákra, hanem tudatosan felépített tartalomra és visszacsatolásra is szükség van.

Ahogy Koch Emil is mondta:

Az egyik leges legfontosabb, hogy lehessen kérdezni, és szintén ugyanolyan fontos, hogy érkezzen válasz (…) a szervezeti kultúra kérdése is az, hogy fel merik-e tenni a kollégák a kérdéseket (…) de az, hogy válasz érkezzen, időben érkezzen a válasz, hiteles válasz érkezzen, ezek nagyon-nagyon fontosak (…) biztonságérzetet ad, hogy te kérdezhetsz, jó helyen vagy, és megkapod a megfelelő választ.”

Barathi Tamás egyrészt a kötelező tartalmakban hisz, mint a tűzvédelmi oktatás vagy munkaruha igénylés, amiket kifejezetten a különböző felületeken érhetnek el a kollégák (pl. intranet vagy applikáció), mert ezzel úgymond rá vannak kényszerítve, hogy valóban használják is ezeket a kommunikációs csatornákat. Másrészt viszont ugyanúgy elérhetők itt pl. extra kedvezmények, kuponok vagy családi napra való jelentkezés is. Minden olyan adminisztratív dolog, amit korábban szóban vagy papír alapon oldottak meg.

„…a HR csapatoknak azt kell ilyenkor nagyon keményen betartani, hogyha kiválasztottunk egy fő csatornát és digitalizáltuk a folyamatokat, akkor egyszerűen nemet kell tudni mondani a megszokásokra…”

A belső kommunikáció tehát jóval több, mint egy tájékoztatás. A szervezeti működés egyik kulcseleme, mely következetességet és tudatosságot igényel. Az adásban a vendégek konkrét példákon és tapasztalatokon keresztül mutatják be, hogyan lehet ezt tudatosan és hatékonyan felépíteni, ezért érdemes megnézni a teljes beszélgetést. Tudástárunkban elérhető itt.