Milyen eszközöket használjunk a munkavállalói kommunikáció során?

Online vagy személyes munkavállalói kommunikáció? Melyik a hatékonyabb egy rendezvény szervezésekor és egyéb más esetben? Melyiket preferálják jobban munkavállalók és melyiket a HR szakemberek és munkáltatók?

Céges rendezvényt kell szervezni, amiről nem csak tájékoztatást kell adni a dolgozóknak, de tőlük is információkat kell bekérni. Például, hogy hányan lesznek jelen, hány gyerek jön az eseményre, kinek milyen ételallergiája van, stb. Munkáltatóként ezt a fajta kommunikációt több csatornán keresztül is lefolytathatjuk, ám hogy mikor melyik eszköz a legalkalmasabb és milyen más tartalmakat keresnek még az alkalmazottak, ezt a témát járta körbe alaposan a HR Terasz legutóbbi adásában Fata László (moderátor) a meghívott vendégekkel:

– Jakabné Zeke Tündével – HR manager, Carl Zeiss Vision Hungary Kft.
– Tanczenberger Andreával – CHEQ Divízió vezető
– Tóth Balázzsal – HR és kommunikációs igazgató, Vajda-Papír Kft. (Ooops!).

Milyen módon kommunikáljunk a dolgozókkal?

A munkavállalói kommunikációs csatorna kiválasztása több tényezőtől is függ. Például, hogy eddig a cégünkben mi vált be, mit akarunk megosztani az alkalmazottakkal, nekünk milyen információkra van szükségünk, vagy hogy fizikailag hol érhetőek el az emberek.

Míg az online kommunikáció gyors és kényelmes lehetőséget kínál, ami különösen előnyös, ha az alkalmazottak területileg szétszórtan vagy home office-ban dolgoznak, addig a személyes kommunikáció pontosabb és közvetlenebb információáramlást biztosít.

A beszélgetés során Jakabné Zeke Tünde elmondta, hogy ő, mint HR vezető e-mailt szokott küldeni a dolgozóknak, de náluk a kommunikációs csatornák közé tartozik például a fali tábla is, illetve hogy a műszak- és területvezetőknek a feladata, hogy egyeztessenek a kollégáikkal, ami információk aztán felkerülnek egy excel táblázatba.

De ezen kívül használják még a Microsoft Forms alkalmazást, illetve egyéb ügyekben és munkaügyekben a Microsoft Teams programot.

Tóth Balázséknál a különböző telephelyeiken, az adott helyi szokásnak megfelelően más-más promóciókat hajtanak végre. Hisz, ahogy elmondta, van, aki a whiteboard-on szereti olvasni az információkat, de van egy Viber alapú chatbot alkalmazásuk is, amivel elérik a dolgozók több, mint felét.

A munkavállalói kommunikációs eszközökkel kapcsolatban Tanczenberger Andrea úgy nyilatkozott, hogy korábban még a zuhany- és buszhíradó, illetve a dohányzó helyiség volt, ahol plakátokkal jól lehetett reklámozni. Majd Fata László gondolatát megerősítve elmondta, hogy most már valóban vannak a messenger csoportok, Viber csoportok, mindez azért, mert egy cégben is igény van egy közvetlenebb, gyorsabb kommunikációra, akárcsak a magánéletben.

De azt is hozzátette, hogy:

„ …a technológia most már nem annyira megkerülhető ahhoz, hogy mindenkinek az igényét kielégítsük. A dolgozó azonnal akarja tudni, szereti, ha megkérdezik, véleményt akar mondani, a munkáltató meg azért időt sem akar spórolni, és azt akarja, hogy egy brandingelhető esemény legyen belőle, ami tényleg a munkavállalók elkötelezettségét is növeli. Úgyhogy szerintem a zuhany meg a buszhíradók időszaka most már lassan leáldozóban van.”

Mennyire működik jól együtt az online és offline munkavállalói kommunikáció?

„Azt gondolom, hogy a kettő együtt nagyon jól tud kéz a kézben járni” – mondta ezt Tóth Balázs, aki elmagyarázta, hogy ez pontosan azért van, mert merülhetnek fel olyan extra kérdések, amiket digitális formában vagy SMS mennyiségű szövegben nem lehet kifejteni, ilyen esetben pedig kell, hogy legyen kihez fordulni. Nem lehet csak a technológiára támaszkodni, fontos a személyes segítség is.

Tanczenberger Andrea szerint is a digitalizáció a rutin, ismétlődő kérdésekben, a tehermentesítésben és a dolgozói gyorsasági elvárásokban lehet nagy segítség. Azonban ő tényleg hisz az emberi kommunikáció erejében, amit szerinte arra és akkor használjunk, ami esetben tényleg egy hozzáadott értéket jelent.

A vendégek továbbá arról is beszéltek, hogy milyen kihívásokkal jár a meglévő kommunikációs rendszer mellé bevezetni egy új eszközt. Mennyire lesz nehezebb vagy másabb ezután a helyzet? Hiszen egy új kommunikációs csatornával új időszak is kezdődik, olyan új feladatok várnak ránk, mint a tartalomgyártás, ami felveti a kérdést, hogy…

…milyen más tartalmakra kíváncsiak még a dolgozók?

Mert nemcsak a rendezvényekről fontos értesíteni őket, hanem egyéb más, őket érintő információkról is, amit kifejezetten tudni akarnak.

A vendégek elmondása alapján ezek főleg a kompenzációs elemek, vagy évvégi, évközi bónuszok és juttatásokkal kapcsolatos változások. De fontos, hogy bármilyen várható eseményről, tervekről és vállalati eredményességről, hírekről is értesítve legyenek, mert ezek az ő munkájukra, teljesítményükre is hatással van.

Mindezekről pedig személyesen, például egy megbeszélés keretén belül, vagy falitáblákon és online formában is adhatunk tájékoztatást a dolgozóknak.

Rengeteg olyan információ hangzott el az adásban a munkavállalói kommunikációról, ami egy új vagy más szemléletet adhat az online és offline eszközök tekintetében. Hiszen, ahogy Tóth Balázs is fogalmazott: „ez egy több oldalú játék.” Ezért is ajánljuk, hogy nézd vissza a videót, mert sok hasznos tudnivalót meríthetsz belőle.