Amikor a munkahelyi adatkezelésben már az excel sem elég

Új munkavállaló kerül a céghez, ami azt jelenti, hogy a birtokunkba kerül a telefonszáma, a lakcíme, a bankszámlaszáma és még számos más személyi adata. Mindez bekerül egy excel táblázatba, egy megosztott mappába vagy valamelyik vállalati rendszerbe. Azonban mindig eljön az a pont, amikor szüksége van valakinek a dolgozó bizonyos adatára. És itt kezd kérdéseket felvetni a munkahelyi adatkezelés.  

Olvasási idő: 5 perc

Hogyan kezelhetjük hatékonyan a dolgozói adatokat? Ki férhet hozzá? Milyen esetekben lehet élni az adatokkal? És vajon mi számít már visszaélésnek?

Ha csak a hatékonyságra vetünk egy pillantást, egy hazai vállalati digitalizációs felmérés szerint a cégek 69%-a excelt vagy más táblázatkezelőt használ az adatmonitorozáshoz, míg 24%-uk papíralapú összesítést alkalmaz. Ez néhány alkalmazottnál még átláthatóan működik, azonban több száz vagy több ezer dolgozó esetében már körülményessé válik. Ami az adatkezelés során újabb kérdéseket vet fel. Ki fér hozzá az adatokhoz? Melyik nyilvántartás az aktuális? Mi történik, ha egy adat megváltozik?

Ezekre a hétköznapi kérdésekre kereste a választ a HR Terasz 45. adása, melyben Erzse Tibor (HR Terasz alapító, OLM Rendszer), Csaposs Noémi (elnök, OHE) és Eőry Csaba Örs (adatkezelési szaktanácsadó és mentor, DIMENTOR ZRT.) beszélgettek arról, milyen buktatókat rejthet a dolgozói adatok kezelése, és hogyan segíthet a digitalizáció abban, hogy átláthatóbbá és kontrollálhatóbbá váljanak a folyamatok.

Hogyan használhatjuk a munkavállalók adatait?

Attól, hogy a munkavállaló megadott egy személyes adatot a cégünknek, még nem használhatjuk azt bármikor és bármilyen célra. Eőry Csaba Örs szerint a munkahelyi adatkezelés egyik legfontosabb alapelve, hogy mindig legyen célja annak, miért kérünk el és tartunk nyilván egy személyes adatot.

„Az adatkezelésnek az egyik legfőbb és legalapvetőbb alapelve, hogy célhoz kötötten szabad csak személyes adatokat kezelni.”

Ilyen például a telefonszám. Az állásra jelentkező megadja, hogy el tudjuk őt érni és behívjuk. De ettől még később nem válik automatikusan bármikor hívhatóvá a privát számán. A munkaviszony létrejöttével azonban új helyzet kezdődik. Újra végig kell gondolni, milyen adatokra van valóban szükség és mire használhatók.

A bankszámlaszám kezelése is például egyszerűnek tűnik. Megkapjuk és minden hónapban oda utaljuk a dolgozó fizetését. Nincs vele különösebb teendő, nincs szüksége rá más kollégáknak. Aztán egyszer csak megváltozik, és későn jelentik be a módosítást. Vagy a dolgozó két számlára kéri a fizetését. Ilyenkor már nemcsak az adatok pontossága, hanem azok megfelelő nyilvántartása is kérdésessé válik.

És sokszor csak akkor derül ki, hogy valami nincs rendben, amikor már megtörtént a baj. Ahogy Csaposs Noémi is fogalmazott:

„Addig jól el lehet lenni, azt hisszük, hogy ez jól működik, amíg nincs valami probléma.”

A munkahelyi adatkezelés tehát nem ér véget az adatok bekérésével. Az is számít, hol tartjuk nyilván azokat, mennyire naprakészek, és kik férhetnek hozzájuk, különösen akkor, ha ugyanaz az információ több helyen is megtalálható.

Hogyan teheti egyszerűbbé a munkahelyi adatkezelést a digitalizáció?

Több szempontból is rendkívül előnyös digitalizálni az adatkezelési folyamatokat. Kevesebb adminisztrációval jár, gyorsabban elérhetők az információk, átláthatóbbak a folyamatok, és ahogy Erzse Tibor mondta: „időben iszonyatos spórolás van.” Egy jó rendszer pedig abban is segítséget jelenthet, hogy a munkahelyi adatkezelés során felmerülő számos adatvédelmi kérdés között könnyebb legyen eligazodni.

De nem mindegy, hogyan vágunk bele. Eőry Csaba Örs szerint az adatleltár az első lépés. Tudnunk kell, milyen adatokat kezelünk, és csak ezután érdemes rendszert választani, kialakítani a jogosultságokat és meghatározni a hozzáféréseket.

„Ha nem tudjuk, hogy mit akarunk kezelni, akkor nem fogjuk tudni jól kezelni.”

A digitalizáció a mindennapi kommunikációban is levehet terhet a HR válláról. Csaposs Noémi példaként a külföldi munkavállalókat említette, akiknél a többnyelvű papíralapú tájékoztatás helyett egy több nyelven használható digitális megoldás is segítséget jelenthet.

A szoftver azonban nem old meg mindent. Eőry Csaba Örs meglátása alapján a technikai feladatok elvégzésére kiváló megoldások léteznek, de megfelelő szakemberek és jól kialakított struktúra nélkül ezek sem működnek. Vagyis előbb jönnek az emberek és a folyamatok. Csak utánuk a technológia.

 A dolgozói adatokkal nap mint nap találkozunk. Bekérjük, rögzítjük, módosítjuk, továbbítjuk őket, sokszor szinte rutinszerűen. Éppen ezért könnyű megfeledkezni arról, mennyi minden múlik a háttérben működő folyamatokon. A munkahelyi adatkezelést a digitalizáció jelentősen megkönnyítheti, de a technológia önmagában kevés. Kell mellé egy átgondolt rendszer és a felkészült embergárda is.

Nézd meg a teljes beszélgetést a tudástárunkban itt.

Gyakori kérdések a munkavállalói adatkezelésről