Az elköteleződés javítása a munkába lépés előtt: Preboarding

Már megtekinthető a HR Terasz tudástárában a Preboarding praktikák élő beszélgetése. Vendégeink elmondták, hogyan lehet növelni munkatársak elkötelezettségét már a munkahelyre való belépés előtt. Az adásban konkrét ötlet listát állítottak össze a hatékony preboarding folyamathoz és saját tapasztalataik alapján. Nézd meg mire és hogyan érdemes ezt a kiváló HR eszközt alkalmazni.

Az esemény célja az volt, hogy megvitassák a preboarding legjobb gyakorlatait és konkrét ötletekkel szolgáljanak a nézőknek, a munkáltatók számára, hogy segítsék az új munkatársak beilleszkedését.

Az adásban Csikós-Nagy Katalin (fluktuációkezelő szakértő, HR Evolution Kft. tulajdonosa) Komáromi Ágnes (DB Schenker HR vezetője) és Mészáros Anita (Intrum Zrt. HR igazgatója), osztották meg tapasztalataikat és nézőpontjaikat a preboarding folyamatokról. Az esemény házigazdája pedig Fata László juttatási szakértő volt.

Mi is az a preboarding és milyen szakaszai lehetnek?

Preboarding alatt általában azokat a tevékenységeket értik, amelyek a munkavállalók munkaviszonyának megkötése előtti időszakban történnek. Ilyen tevékenységek lehetnek a kommunikáció a kiválasztott jelölttel, az előzetes tájékoztatás a munkahelyről és a munkakörrel kapcsolatban, valamint az adminisztratív előkészületek.

Csikós-Nagy Katalin szerint a megállapodástól a munkaviszonyba lépésig tartó időszak, a vállalathoz való korai kötődés kialakítására jött létre ez a szakmai tevékenység. Azonban a preboardingnak nemcsak technikai, hanem érzelmi oldala is van, hívja fel rá a figyelmet, melynek célja az elkötelezettség és a pozitív várakozások kialakítása a munkavállalókban. Az elkötelezettség és a kötődés a munkahelyhez az érzelmi töltet kialakításával érhető el és a munkavállalókhoz való kötődés kulcsfontosságú a preboarding folyamatban. Katalin arra is kitért, hogy preboardingot érdemes akár automatizálni, hogy ne maradjon ki semmi, a munkáltatóknak pedig ki kell választania azokat a lépéseket, amelyeket bevezet a folyamatba, például céges rendezvények vagy ajándékok. A folyamatnak segítenie kell az új munkavállalókat abban, hogy zökkenőmentesen beilleszkedjenek és motiváltak legyenek az új munkájuk iránt.

A preboardingnak a cégen belüli szakasza is van, ahol a munkáltató felkészül arra, hogy az új munkatárs első napja zökkenőmentesen történjen. Fontos, hogy a munkavállalók megkapják azokat az információkat, amelyek szükségesek az első munkanapjukhoz, ugyanakkor figyelembe kell venni az egyéni igényeket és preferenciákat is – mondta Komáromi Ágnes

A preboarding folyamatot Ágnes szerint nem szabad ,,ad hoc” módon végrehajtani. Fontos, hogy jól szabályozottan és tervezetten történjen. Ugyanakkor van egy érzelmi oldala is, amelyre figyelni kell. Mészáros Anita hozzátette, hogy nem minden munkavállaló szereti az előzetes kapcsolódást, és fontos, hogy ne erőltessük rájuk a folyamatot. Ezt az időszakot ki kell várni és maximum csak rövidíteni lehet ezt a folyamatot a preboardinggal. Fontos tudni, hogy van, aki szeretne feltöltődni, vagy bármilyen más okból egyszerűen nem szeretne előbb semmilyen módon kapcsolódni.

A preboarding digitalizálása

A beszélgetés során az automatizáció lehetőségeiről és azok hatásairól beszéltek a meghívott vendégek. Anita és Ági kiemelték, hogy a preboarding folyamatokat diverzifikálni lehet attól függően, hogy melyik csoportra vonatkozik (szellemi vagy fizikai munkavállalók). Anita szerint a preboarding és az onboarding közötti választóvonal szintén kulcsfontosságú, mivel különböző típusú munkakörökre különböző onboarding folyamatokra van szükség.

Katalin hangsúlyozta, hogy a preboarding folyamatot cégspecifikus tényezőknek is figyelembe kell vennie, és azoknak a területeknek a vezetőire lehet bízni a finomhangolást, amelyek különbözőek a többi területnél.

Mindannyian egyetértettek abban, hogy a preboarding és az onboarding folyamatok során a munkavállalók számára fontos a megfelelő információhoz jutás és a figyelem, amit tőlük kapnak.

Ezenkívül beszéltek arról is, hogy a preboarding és az onboarding folyamatok hatékonyan segíthetik a munkavállalók elköteleződését és a fluktuáció csökkentését, különösen az olyan területeken, ahol az új munkavállalók gyorsan elveszíthetők más munkahelyek javára.

Hogyan lehet elkerülni, hogy az információtúlterhelés vagy az információhiány problémát okozzon az új munkavállalók beilleszkedési folyamatában?

Az információ emészthetővé és érthetővé tétele nagyon fontos, valamint az empátia és a személyre szabottság. Továbbá megjegyezték, hogy az új munkavállalóknak biztosítani kell lehetőséget a kérdések feltevésére és az információk kérésére. Az említett területek között szerepelt az írásos ajánlat, a dokumentumok, a céginformációk, az üdvözlő e-mail, az onboarding információk, a csapatbemutatás, a cégesszótár és az empátia az új munkatársak iránt.

Hogyan mérik és értékelik vissza a preboarding és onboarding folyamatok hatékonyságát az új munkavállalók szempontjából?

Komáromi Ágnes rámutatott, hogy három és hat hónap után kérdőíveket használnak, amelyek az onboarding és preboarding folyamatokat egyaránt értékelik. Általában pozitív visszajelzéseket kapnak, amelyek segítenek a preboarding folyamat optimalizálásában.

Mészáros Anita említette, hogy már a próbaidő felénél (45. napon) beavatkoznak, ha szükséges, és az új munkavállalók által adott visszajelzések hatására akár módosítanak is a folyamatokon.

Csikós-Nagy Katalin hangsúlyozta a fluktuációkezelés fontosságát és azt, hogy a morzsolódások okait is meg kell vizsgálni, nem csak a számokat kell mérni. Az adatok elemzése segít az akciók meghozatalában és a folyamatok javításában.

A visszamérés és az adatok gyűjtése mindhárom résztvevő szerint kulcsfontosságú az onboarding és preboarding folyamatok hatékonyságának értékeléséhez és fejlesztéséhez.

Hogyan lehet automatizálni a preboarding információk kiküldését, különösen olyan esetekben, amikor a belépés előtti időszak hossza változó, és nincs fix belépési dátum?

A résztvevők különböző megoldásokról beszéltek, mint például az ügyfélmenedzser rendszer vagy az integrált HR-szoftver használata. Ezek a rendszerek lehetővé teszik a preboarding információk automatikus kiküldését az adott időpontokhoz, és akár személyre szabott üzeneteket is küldhetnek az új munkavállalóknak. Kisebb vállalkozások esetében a kézi adminisztráció és egy jól kezelt levelező kliens is lehet egy lehetséges megoldás. A lényeg, hogy a folyamatot valamilyen rendszer segítségével automatizálják a hatékonyság növelése érdekében.