Elektronikus aláírással a hatékonyabb ügyintézésért

„Az, hogy a strandon alá tudok írni egy dokumentumot, az a mennyország.” – hangzott el ez a mondat a HR Terasz harmadik adásában az elektronikus aláírással kapcsolatban. Ami nem meglepő, hiszen az e-aláírás hatalmas könnyebbséget és gyorsaságot jelent a HR és a munkavállalók számára is.

Lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat online formában írjuk alá és hitelesítsük, ami nemcsak időt takarít meg, de biztonságosabbá is teszi az üzleti tranzakciókat Egyre fontosabb szerepet tölt be a modern üzleti folyamatokban, és ezért egyre több cégben alkalmazzák.

Ezekről pedig remek gyakorlati tapasztalatokat hallhatunk a HR Terasz eseményén, amiket dr. Blaski Judit (EMEA HR Director, Support Services Group Europe Zrt.) és Szabó Flóra (IT technológia vezető, WHC) osztottak meg velünk, Fata László (juttatási szakértő, az esemény moderátora) beszélgetőpartnereként.

Milyen lehet az elektronikus aláírás?

Többféle típusa is létezik, és biztos, hogy te is találkoztál már legalább eggyel. Hiszen elég csak egy banki ügyintézésre gondolni, ahol tableten írunk alá vagy mikor egy csomag kézbesítésekor a futárnál lévő szkennerre adunk aláírást. De sok más fajtája is létezik.

Szabó Flóra elmondta, hogy náluk, a WHC-nál digitális formában egyenlőre többféle módon írhatnak alá a dolgozók és az ügyfelek. Egyik esetben szükséges a személyes jelenlét az aláíráshoz, azaz tableten történik az aláírás, míg más esetben erre nincs szükség, mert lehetőségük van távol lévő személyektől is aláírást kapni. Ez utóbbival kapcsolatban kiemelte, hogy abszolút ebben a látják a jövőt, ezért ennek megoldásán már el is kezdtek dolgozni.

dr. Blaski Judit úgy nyilatkozott, hogy az ő cégükben már semmiféle manuális aláírás nem történik. Náluk van egy „elfogadom” és egy „elutasítom” gomb, amelyek megnyomásával a munkavállaló aláírja vagy nem írja alá a dokumentumokat.

Az elektronikus aláírás „menő”

Legalábbis Szabó Flóra kollégái így vélekednek erről, amihez hozzátette, hogy ez már sokat elárul egy olyan folyamatról, ami merőben más, mint amit eddig alkalmaztak.
Azt már a bevezetőben is említettük, hogy mennyi előnnyel jár az e-aláírás használata. Gyorsan, biztonságosan, időt spórolva és hatékonyan lehet vele dolgozni, viszont vendégeink példákon keresztül is ismertették velünk az elektronikus aláírás hozzáadott értékét.

„…az elektronikus aláírás tekintetében a korábbi folyamatunkat nagyjából 60%-ra rövidítettük le. Tehát rengeteg folyamatlépést megspórolunk.” – ezzel hívta fel a figyelmet a mérhetőségre Szabó Flóra, aki azt is elárulta, hogy például egy szerződésmódosításkor sok-sok partner esetében a korábbi temérdek papír helyett ma már csak 4 tablettel közlekednek a kollégák.

Valljuk be, hogy ez azért hatalmas könnyebbséget jelent. Mind fizikai, mind pedig szellemi szinten, amit dr. Blaski Judit is megerősített. Hiszen náluk nemcsak e-aláírásra, de a dokumentumok digitális tárolására is van lehetőség, ahol a munkavállaló egy helyen minden iratot megtalál, akár évekre visszamenőleg is.

Judit az is elmondta, hogy mivel az ország minden részén vannak kollégáik, ezért az elektronikus aláírással jelentősen csökkentek a posta- és adminisztratív költségeik, illetve a várakozással telt időveszteségek is.

Milyen nehézségekkel kell megküzdeniük a vállalatoknak?

Az adásban elhangzott számos előny mellett az elektronikus aláírás kihívásairól is szó volt. A vendégek készséggel elmondták, hogy bizony náluk is voltak és vannak is nehézségek ezzel kapcsolatban.

Szabó Flórától megtudhattuk, hogy náluk az e-aláírás bevezetésekor az egyik legnagyobb kihívás az volt, hogy úttörők voltak ezen a területen. Mivel 2017-ben, Magyarországon még az elsők között voltak, akik ezt elkezdték alkalmazni. De a nehézségek közzé sorolta a vezetői elköteleződést is, hiszen egy évek alatt berögzült folyamatról átállni egy teljesen új módszerre, nem egyszerű feladat. Ahogy a kollégákkal megértetni sem volt az, hogy a dokumentumok elektronikus aláírással is ugyanolyan hitelesek és érvényesek, mint hagyományos módszerrel.

dr. Blaski Judit elmondta, hogy a digitálisan kevésbé érett kollégák ellenállása is komoly nehézséget tud okozni, azonban azt is hozzáfűzte, hogy amikor valaki megtapasztalja és rutint szerez ezen a területen, akkor sokkal könnyebbnek és gördülékenyebbnek érzi így az adminisztratív ügyintézést.

És hogy megoldás lenne-e párhuzamosan alkalmazni az elektronikus és hagyományos aláírást? Ebben mindketten egyet értettek, hogy ez nem célravezető, hiszen dupla annyi feladatot jelentene. Viszont a munkavállalók megértésével, támogatásával, segítésével és türelemmel áthidalhatóak az akadályok.

Tehát, ha a ti cégetek nem rég vezette be az e-aláírást vagy csak most tervezitek, esetleg még csak érdeklődsz a téma iránt, akkor mindenképpen érdemes megnézned ezt az adásunkat, mert sok hasznos információt meríthetsz belőle, amiből építkezni lehet.