Munkavállalók képzési nyilvántartásának előnyei

Megfelelő adminisztrációval a vállalatok képesek átláthatóan és hatékonyan kezelni a belső dolgozói képzéseket, ami hozzájárul a szervezet jobb teljesítményéhez és munkavállalóik fejlődéséhez. Ehhez fontos ismerni, hogy milyen adatokat kell listázni és mire kell odafigyelni a képzési nyilvántartás során, hogy a vállalatok teljes mértékben kihasználhassák ennek előnyeit.

Erről folytatott érdekfeszítő beszélgetést Fata László vendégeivel, Fábri Ágnessel, a Galicoop Zrt. HR vezetőjével, és Erzse Tiborral az OLM Rendszerek CEO-jával a HR Terasz adásában.

Miért van szükség megfelelő képzési nyilvántartásra?

Ahhoz, hogy maximálisan ki tudjuk használni a képzési nyilvántartás előnyeit, fontos, hogy átlátható, hatékony és jól működő legyen. Főleg egy több száz vagy több, mint ezer fős cég esetében, hiszen ilyen esetekben hatalmas mennyiségű adatot kell adminisztrálni.

Egy jó nyilvántartással nyomon követhetjük minden alkalmazott képzési és fejlesztési tevékenységét. Milyen képesítésekkel, kompetenciákkal rendelkeznek, milyen további fejlesztésekre van szükségük. Emellett a megfelelő nyilvántartás lehetőséget teremt az adatok elemzésére és értékelésére, amelyek alapján a vállalat stratégiai döntéseket hozhat a jövőbeli képzési és fejlesztési programokkal kapcsolatban.

Fábri Ágnes szerint is a munkakörhöz és a jogszabályban meghatározott kötelező adatok nyilvántartása segít:

• a munkavállalók szakmai fejlődésének a támogatásában
• és a teljesítményük visszajelzésében, hogy milyen irányba kell őket fejleszteni vagy milyen újabb művelet betanítására lehetnek alkalmasak.

Erzse Tibortól megtudhattuk, hogy ha nincs jó nyilvántartás, akkor az úgy nézhet ki, hogy van egy nagy polcunk tele papírokkal és mappákkal, majd mikor jön egy ellenőrzés, akkor szaladgálunk a munkavállalók után, hogy megvan-e a szükséges képzésük, mikor csinálták, előkeressük a jelenléti ívet, stb., hogy minden rendben legyen.

Egy jó képzési nyilvántartás ma már digitalizáltan működik

Hiszen, ahogy Fábri Ágnes is rámutatott, fontos, hogy az adatokat folyamatosan naprakészen tudjuk tartani és átláthatóak legyenek úgy is, hogy mi jelentkeztetjük a dolgozókat a képzésekre vagy akár ők maguk is jelentkezhetnek és nyilvántartjuk a hozzájuk kapcsolódó képzéseket.

De nagyon lényeges az a fajta tehetséggondozás is, hogy hogyan tudjuk őket az utánpótlás nevelésbe bevonni, kinek milyen képességei vannak vagy milyenek hiányoznak, mi szükséges vagy milyen útszakaszban van egy adott alkalmazott. Egy ilyen nyilvántartási folyamatot szoftveres támogatás nélkül nem igazán lehet követni.

Továbbá Ágnes azt is elmondta, hogy a szoftveres nyilvántartási rendszer használat segíti a teljesítménymutatók mentén a HR munkájának a követését, mert le tudjuk kérdezni a szükséges adatokat, amiből kimutatásokat lehet készíteni.

Erzse Tibor szerint aki már szoftverben dolgozik az tud automatizálni. Például, ha különböző szempontok szerint kell keresni az adatok között: képzettség, kompetencia vagy emberek szerint, vagy hogy kinek kell képzést szervezni, kinek kell megújítani a képzését, ez már picit túlmutat egy excelnél. Ilyen esetben egy jól működő rendszerre lesz szükség.

Milyen adatokat kell nyilvántartani?

Az adatok sora nagyon hosszúra is nyúlhat, ám vannak alapvető információk, amiket mindenképpen nyilván kell tartanunk.

Erzse Tibor ismertetett velünk néhányat:

• kinek milyen képzettsége van
• mikor kezdődött, mikor jár le
• egy képzettség vagy képesítés milyen időszakra szól
• mikor végezte el az adott dolgozó
• ki milyen tudási szinten van (pl. végezheti-e az adott feladatot vagy már oktathatja is).

De szóba került még egy fontos információ, amit az adás vendégei szerint is érdemes a képzési nyilvántartásba venni, ez pedig a karriertervezés. Hiszen Erzse Tibor szerint:

„…általában az szokott lenni, hogy kell egy ember és akkor elkezdjük hirdetni, ahelyett, hogy saját berkeken belül szétnéznénk, hogy ki a legalkalmasabb erre. … sokkal egyszerűbb, mint valakit találni a piacon.”

Fábri Ágnes ehhez pedig hozzáfűzte:

„…a legkomolyabb, legfontosabb feladat az a megtartás. Tehát, hogy talán meg is tudjuk tartani, ha a motivált munkavállalót megtaláljuk, aki éppen másban akarna tevékenykedni és cégen belül léphet.”

Az adásban még több részletet és információt ismerhetünk meg a cikkben foglaltakról, illetve szó esik arról is, hogy milyen üzleti HR szempontokat vegyünk figyelembe munkaerő kölcsönzésnél. Reményi Zsuzsanna szavaival élve: „Ebbe még nem gondoltam bele…” épp ezért is érdemes visszanézni az adást, mert olyan dolgokat tudhatsz meg, amire eddig lehet, hogy nem is gondoltál.